La mayoría de las empresas no tienen un problema de falta de trabajo.
Tienen un problema de exceso de interrupciones.
Correos pendientes.
Llamadas olvidadas.
Tareas que dependen de la memoria de alguien.
Decisiones que se retrasan porque nadie recuerda que estaban esperando una respuesta.
La automatización no consiste en eliminar a las personas del proceso.
Consiste en evitar que las personas tengan que recordar constantemente lo mismo.
Cada negocio tiene momentos importantes donde alguien debe decidir.
Momentos como aceptar un presupuesto
o confirmar un pedido
o llamar a un cliente
o autorizar una compra
o tal vez - programar un servicio.
Esas decisiones siguen siendo humanas.
Lo que puede automatizarse es todo lo que ocurre entre ellas, y es una infinidad:
Recordatorios.
Seguimiento.
Organización.
Comunicación.
Control de estados.
Son automatizaciones que permiten que el proceso avanza sin depender de la memoria ni de la improvisación.
No cuando una herramienta está de moda.
No cuando una plataforma promete ahorrar tiempo.
Pedidos perdidos.
Retrasos.
Duplicación de trabajo.
Información dispersa.
Oportunidades que desaparecen por falta de seguimiento.
Cuando esos costes se pueden medir, normalmente la necesidad de automatización se vuelve evidente.
Ciertas decisiones se toman no a base tecnológica, sino se basan a la ética. Por tanto, hay cosas que no automatizamos. Entre ellas:
No automatizamos el criterio.
No automatizamos la responsabilidad.
Tampoco automatizamos decisiones que deben seguir siendo humanas.
Las herramientas pueden organizar información, generar avisos o preparar acciones.
Pero la decisión final debe seguir perteneciendo a la persona responsable del negocio.
Porque automatizar un proceso incorrecto no elimina el problema. Solo consigue que ocurra más rápido.
No todos los proyectos necesitan una transformación completa.
A veces una mejora sencilla en la gestión del correo, las citas o el seguimiento comercial puede liberar horas de trabajo cada semana.
Y muchas veces ese es el mejor lugar para empezar.